LA GESTION DU TEMPS : UN ATOUT NECESSAIRE AUJOURD’HUI

LA GESTION DU TEMPS : LE DEFI AU QUOTIDIEN

La problématique de la gestion du temps et notamment du temps professionnel est le sujet de nombreuses conversations. La gestion du temps et même devenu un soft skill recherché (une compétence humaine).

Cette compétence étant recherché nous avons fait le choix de vous accompagner avec notre méthode de formation particulière que vous êtes de plus en plus nombreux à apprécier.

Dans cet article je vais vous proposer un focus sur les difficultés, et les raisons qui nous poussent à mal gérer notre temps. Puis dans un second temps je vais vous présenter quelques astuces.

Les raisons principales de la difficile gestion du temps :

Au cours de nos formations, et accompagnement nous constatons que l’être humain est vraiment un sujet complexe. La problématique de la gestion du temps en est un exemple parfait. Tout d’abord, précisons que derrière un manque d’organisation se cachent quelques fois des raisons bien plus profondes comme :

• La procrastination,
• Le manque de confiance en soi,
• Le perfectionnisme,
• La peur de l’échec ou du succès,
• La difficulté à déléguer et/ou l’absence de confiance dans les autres,
• La difficulté à discerner les priorités,
• Manque de motivation face à son travail,
• ….

C’est ainsi que toutes les raisons que je viens d’évoquer sont en partie liées à ce que nous appelons nos croyances limitantes. Il est à noter qu’une croyance limitante c’est un état d’esprit ou une croyance à votre sujet qui vous freine d’une manière ou d’une autre. Nous avons quasiment tous des croyances limitantes à un moment ou à un autre. Il est important d’apprendre à les identifier pour vous aider à lutter en amont contre ces fausses idées. En résumé une croyance limitante c’est une fausse idée que vous vous faites à votre sujet :

• Je n’en suis pas capable,
• Je ne suis pas un bon leader,
• Je n’ai pas assez d’expérience,
• …..

Je viens donc de vous présenter les raisons principales sur lesquelles nous avons de l’influence ou une forme de contrôle. Il y en a d’autres bien évidemment, et cet article n’a pas la prétention de vous dresser une liste à la Prévert, mais juste de vous sensibiliser.

Toutefois il existe des raisons sur lesquelles nous avons moins eu peu de contrôles :

• Trop d’imprévus et d’urgences de dernière minute.
• Trop d’interruptions et de dérangements multiples.

Contrairement à ce que nous pensons, nous avons bien de l’influence sur ces raisons. Nous avons une influence plus forte que celle que nous pensons sur ce type de raisons « incontrôlables ».

Quelques pistes pour mieux s’organiser.

Premièrement : établir une liste de ses priorités, ou de connaître ses priorités.

La gestion du temps, c’est savoir s’organiser pour consacrer un maximum de temps à ses priorités, et le moins possible sur les autres activités moins importantes/prioritaires. Voici trois questions qui pourront vous aider à établir votre liste de priorités :

1. Quels sont les gros projets que vous devez terminer ?
2. Quelles sont vos tâches à haute valeur-ajoutée ?
3. Qu’est-ce qui est plus important/urgent au quotidien ?

Deuxièmement :  utiliser pleinement le potentiel de deux outils du quotidien :

L’agenda doit être utilisé pour :

• Établir son emploi du temps
• Etablir et gérer ses priorités
• Planifier ses activités
• Gérer vos rendez-vous

Voilà pourquoi la todo est utile :

• Externaliser votre charge de travail pour ne rien oublier
• Prioriser vos tâches quotidiennes (qu’est-ce qui est le plus important parmi tout ce que j’ai à faire)
• Y voir plus clair par rapport à votre travail

La troisième astuce concerne en une réelle planification de son agenda et de ses tâches :

Planifier c’est gérer. Planifier son temps, c’est exactement la même chose que budgétiser son porte-monnaie. C’est un exercice dans lequel nous pensons, et nous posons l’utilisation optimale de la ressource en question (le temps ou l’argent).

La quatrième astuce que je vous propose est d’utiliser la méthode SMART

pour planifier et organiser vos priorités, vos objectifs, et votre agenda. La méthode SMART est un outil issu du management qui s’adapte parfaitement dans cet exercice.

SMART c’est :

• Spécifique,
• Mesurable,
• Atteignable,
• Réaliste,
• Temporellement défini,

Spécifique : il doit être clairement défini. Il s’agit ici de mettre le plus de clarté et de précision possible. Mesurable : cela doit pouvoir être quantifier, chiffrer.

Atteignable : ai-je les moyens de mes ambitions (temps, argents, compétences,.) ?

Réaliste : il est souvent confondu avec atteignable, car leur signification est proche. Toutefois, ici réaliste indique la pertinence, et la réalisation de votre objectif.

Temporellement défini : il est nécessaire de fixer une dead line à un projet sinon on ne s’y met réellement jamais.

Dans l’ensemble, nous connaissons tous des techniques pour mieux nous organiser. Ce qui peut sembler compliquer c’est Voici quelques éléments pour mieux gérer et organiser votre temps de travail. Mais il y a en a d’autres.

Nous vous proposons de les approfondir lors de notre formation : gestion du temps.

Des formations qui peuvent vous intéresser :

• Gérer son temps de travail
• Prise de parole en public

Des articles à lire :

• Soirée conférence les boulettes du recrutement, 
• Une autre histoire de la différence,

Voici un autre article intéressant sur la gestion du temps.